EDI = Elektronischer Datenaustausch. Definition: Computer zu Computer Austausch von Standard-GeschÀftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und LagerbestÀnde.
EDI-Dienstleister erleichtern mit speziellen Lösungen den Austausch von GeschĂ€ftsdokumenten und Daten ĂŒber eine Vielzahl von Plattformen und Programme. Was frĂŒher manuelle Prozesse waren, bei denen Telefonate, Faxe oder Papier als Kommunikation zwischen Unternehmen, die Waren bestellen oder verkaufen, verwendet wurden, erfolgt heute ausschlieĂlich per EDI. Sie verbindet Hersteller, HĂ€ndler und EinzelhĂ€ndler ĂŒber ihre Informationssysteme zu einem Business-to-Business-Netzwerk.
Wie funktioniert EDI?
Alle Informationen Ihres Unternehmens werden in Ihrem ERP-System gespeichert, wie z.B. Angaben zu Einkauf, Lagerbestand, Rechnungsstellung und Fakturierung, Versand usw. EDI-Lösungen integrieren sich in Ihr ERP-System und greifen auf die Informationen zu, die Sie benötigen, um die Dokumente zu erstellen, die Sie fĂŒr GeschĂ€fte mit anderen Unternehmen benötigen.
Sowohl Ihre Lieferanten als auch Ihre Kunden haben spezifische Anforderungen an ihre GeschĂ€ftsablĂ€ufe. Dinge wie Lieferadressen und eindeutige Preise, die bei einem GeschĂ€ft festgelegt werden und bei Transaktionen berĂŒcksichtigt werden mĂŒssen. Dies sind die Daten, die von EDI-Lösungen verwendet werden, um den Handel zwischen Unternehmen zu erleichtern.
EDI verwendet den Datenstandard (ANSI oder EDIFACT), um sicherzustellen, dass die Anfragen einer Partei mit dem Informationssystem des Lieferanten kompatibel sind, so dass der Lieferant die erteilten AuftrĂ€ge erfĂŒllen kann. Es hilft Unternehmen, die GeschĂ€fte miteinander tĂ€tigen, die die Anforderungen und Bedingungen ihrer Kunden konsequent erfĂŒllen zu können.
Dies alles wird bei der Implementierung der EDI-Software organisiert, sodass die relevanten Daten verwendet werden. Beim Eingang einer Anfrage werden die Daten an das System des EmpfĂ€ngers angepasst und aus den fĂŒr die Transaktion wichtigen Informationen werden alle ein- und ausgehenden Dokumente generiert.
Wie profitieren Unternehmen von EDI?
Sich auf manuelle Prozesse zu verlassen, um sicherzustellen, dass die Bedingungen eines GeschĂ€fts erfĂŒllt sind, ist ein schwerfĂ€lliger und fehleranfĂ€lliger Prozess. Eine EDI-Lösung wird viele manuelle Prozesse durch automatisierte Transaktionen ersetzen, indem sie ein Kommunikationsnetzwerk zwischen Systemen in einer Lieferkette einrichtet.
Das Wachstum von EDI-Softwarelösungen Ă€hnelt dem anderer Unternehmenssoftware-Systeme wie ERP. Einst ein Luxus von GroĂunternehmen, hat es seinen Weg in die HĂ€nde von kleinen und mittelgroĂen Unternehmen gefunden. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass ein groĂer Handelspartner, EinzelhĂ€ndler oder Distributor EDI oft als Anforderung an die Mitglieder seiner Lieferkette stellt. Die Möglichkeit, mit groĂen Unternehmen zu handeln, die von ihren Partnern eine EDI-Lösung fĂŒr Transaktionen benötigen, ist also der groĂe Vorteil der Implementierung der Software. In kleinerem Umfang verbessert die EDI-Software auch die Effizienz fĂŒr ein wachsendes kleines und mittelgroĂes Unternehmen. Â
Vorteil #1 – Zeitersparnis und Geschwindigkeits Verbesserungen
Einige der Vorteile von EDI-Lösungen sind ganz einfach. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen mit EDI-Systemen flieĂen, ist ein deutliches Beispiel dafĂŒr. Mit einer EDI-Lösung werden eingehende AuftrĂ€ge automatisch erstellt, ohne dass Benutzereingaben oder Zeitaufwand fĂŒr die Mitarbeiter erforderlich sind.
Es gibt keine Verzögerungen durch unterschiedliche Zeitzonen oder die Notwendigkeit, eine Person am Telefon einzuweisen. Keine E-Mails oder Faxe, was zu einer schnelleren Zykluszeit fĂŒr Kauf und Verkauf, kĂŒrzeren Durchlaufzeiten und reduzierten BestĂ€nden fĂŒhrt.
Vorteil #2 – Genauigkeit und Beseitigung von manuellen Fehlern
Die ZuverlĂ€ssigkeit des Informationsaustauschs zwischen den Unternehmen verbessert sich mit einer EDI-Lösung. Unternehmen sehen eine Reduzierung der Fehlerquote, da manuelle und doppelte Dateneingaben entfallen. Mit dem Zugriff auf die Daten von ERP-Systemen dienen EDI-Lösungen nicht nur als Medium, auf dem die Informationen transportiert werden, sondern stellen auch sicher, dass die abgerufenen und empfangenen Informationen nicht nur korrekt sind, sondern auch die Bedingungen fĂŒr die Transaktionen erfĂŒllt sind.
Dies fĂŒhrt zu einer verbesserten Beziehung zu den Handelspartnern, wodurch kostspielige RĂŒckbuchungen, verspĂ€tete Lieferungen oder falsche Produktpreise minimiert werden.
Vorteil #3 – Sicher und einfacher fĂŒr Mitarbeiter
Die Standardisierung der Daten innerhalb Ihrer Systeme hilft Ihren IT-Mitarbeitern und Mitarbeitern, diese zu finden. Die automatische Generierung von KundenauftrÀgen, Rechnungen, Sendungsberichten usw. erleichtert auch den Mitarbeitern in Vertrieb und Lager die Arbeit.
EDI-Lösungen sind so konzipiert, dass sie nur fĂŒr vordefinierte autorisierte Benutzer zugĂ€nglich sind und mit Verfolgung der Nutzung die Sicherheit gewĂ€hrleisten. Mit elektronischen BestĂ€tigungen, die den Empfang von Dokumenten zwischen den Parteien sicherstellen, bringen sie Transparenz in die GeschĂ€ftsbeziehungen.
Die Integration von EDI in Ihr ERP-System kann weitere Vorteile bringen, da weitere GeschÀftsprozesse abgebildet und automatisiert werden können. Ein Unternehmen, das EDI nutzt, ist ein Unternehmen, das sich auf dem richtigen Wachstumspfad befindet.
