Was ist EDI, wie funktioniert EDI und was sind die Vorteile für Unternehmen?

EDI = Elektronischer Datenaustausch. Definition: Computer zu Computer Austausch von Standard-Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lagerbestände.

EDI-Dienstleister erleichtern mit speziellen Lösungen den Austausch von Geschäftsdokumenten und Daten über eine Vielzahl von Plattformen und Programme. Was früher manuelle Prozesse waren, bei denen Telefonate, Faxe oder Papier als Kommunikation zwischen Unternehmen, die Waren bestellen oder verkaufen, verwendet wurden, erfolgt heute ausschließlich per EDI. Sie verbindet Hersteller, Händler und Einzelhändler über ihre Informationssysteme zu einem Business-to-Business-Netzwerk.

Wie funktioniert EDI?

Alle Informationen Ihres Unternehmens werden in Ihrem ERP-System gespeichert, wie z.B. Angaben zu Einkauf, Lagerbestand, Rechnungsstellung und Fakturierung, Versand usw. EDI-Lösungen integrieren sich in Ihr ERP-System und greifen auf die Informationen zu, die Sie benötigen, um die Dokumente zu erstellen, die Sie für Geschäfte mit anderen Unternehmen benötigen.

Sowohl Ihre Lieferanten als auch Ihre Kunden haben spezifische Anforderungen an ihre Geschäftsabläufe. Dinge wie Lieferadressen und eindeutige Preise, die bei einem Geschäft festgelegt werden und bei Transaktionen berücksichtigt werden müssen. Dies sind die Daten, die von EDI-Lösungen verwendet werden, um den Handel zwischen Unternehmen zu erleichtern.

EDI verwendet den Datenstandard (ANSI oder EDIFACT), um sicherzustellen, dass die Anfragen einer Partei mit dem Informationssystem des Lieferanten kompatibel sind, so dass der Lieferant die erteilten Aufträge erfüllen kann. Es hilft Unternehmen, die Geschäfte miteinander tätigen, die die Anforderungen und Bedingungen ihrer Kunden konsequent erfüllen zu können.

Dies alles wird bei der Implementierung der EDI-Software organisiert, sodass die relevanten Daten verwendet werden. Beim Eingang einer Anfrage werden die Daten an das System des Empfängers angepasst und aus den für die Transaktion wichtigen Informationen werden alle ein- und ausgehenden Dokumente generiert.

Wie profitieren Unternehmen von EDI?

Sich auf manuelle Prozesse zu verlassen, um sicherzustellen, dass die Bedingungen eines Geschäfts erfüllt sind, ist ein schwerfälliger und fehleranfälliger Prozess. Eine EDI-Lösung wird viele manuelle Prozesse durch automatisierte Transaktionen ersetzen, indem sie ein Kommunikationsnetzwerk zwischen Systemen in einer Lieferkette einrichtet.

Das Wachstum von EDI-Softwarelösungen ähnelt dem anderer Unternehmenssoftware-Systeme wie ERP. Einst ein Luxus von Großunternehmen, hat es seinen Weg in die Hände von kleinen und mittelgroßen Unternehmen gefunden. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass ein großer Handelspartner, Einzelhändler oder Distributor EDI oft als Anforderung an die Mitglieder seiner Lieferkette stellt. Die Möglichkeit, mit großen Unternehmen zu handeln, die von ihren Partnern eine EDI-Lösung für Transaktionen benötigen, ist also der große Vorteil der Implementierung der Software. In kleinerem Umfang verbessert die EDI-Software auch die Effizienz für ein wachsendes kleines und mittelgroßes Unternehmen.  

Vorteil #1 – Zeitersparnis und Geschwindigkeits Verbesserungen

Einige der Vorteile von EDI-Lösungen sind ganz einfach. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen mit EDI-Systemen fließen, ist ein deutliches Beispiel dafür. Mit einer EDI-Lösung werden eingehende Aufträge automatisch erstellt, ohne dass Benutzereingaben oder Zeitaufwand für die Mitarbeiter erforderlich sind.

Es gibt keine Verzögerungen durch unterschiedliche Zeitzonen oder die Notwendigkeit, eine Person am Telefon einzuweisen. Keine E-Mails oder Faxe, was zu einer schnelleren Zykluszeit für Kauf und Verkauf, kürzeren Durchlaufzeiten und reduzierten Beständen führt.

Vorteil #2 – Genauigkeit und Beseitigung von manuellen Fehlern

Die Zuverlässigkeit des Informationsaustauschs zwischen den Unternehmen verbessert sich mit einer EDI-Lösung. Unternehmen sehen eine Reduzierung der Fehlerquote, da manuelle und doppelte Dateneingaben entfallen. Mit dem Zugriff auf die Daten von ERP-Systemen dienen EDI-Lösungen nicht nur als Medium, auf dem die Informationen transportiert werden, sondern stellen auch sicher, dass die abgerufenen und empfangenen Informationen nicht nur korrekt sind, sondern auch die Bedingungen für die Transaktionen erfüllt sind.

Dies führt zu einer verbesserten Beziehung zu den Handelspartnern, wodurch kostspielige Rückbuchungen, verspätete Lieferungen oder falsche Produktpreise minimiert werden.

Vorteil #3 – Sicher und einfacher für Mitarbeiter

Die Standardisierung der Daten innerhalb Ihrer Systeme hilft Ihren IT-Mitarbeitern und Mitarbeitern, diese zu finden. Die automatische Generierung von Kundenaufträgen, Rechnungen, Sendungsberichten usw. erleichtert auch den Mitarbeitern in Vertrieb und Lager die Arbeit.

EDI-Lösungen sind so konzipiert, dass sie nur für vordefinierte autorisierte Benutzer zugänglich sind und mit Verfolgung der Nutzung die Sicherheit gewährleisten. Mit elektronischen Bestätigungen, die den Empfang von Dokumenten zwischen den Parteien sicherstellen, bringen sie Transparenz in die Geschäftsbeziehungen.

Die Integration von EDI in Ihr ERP-System kann weitere Vorteile bringen, da weitere Geschäftsprozesse abgebildet und automatisiert werden können. Ein Unternehmen, das EDI nutzt, ist ein Unternehmen, das sich auf dem richtigen Wachstumspfad befindet.