Magisches_Dreieck_der_Projektsteuerung

Magische Dreieck Projektmanagement – Einfach erklärt

Was das klassische Projektmanagement mit Magie zu tun hat, verstehen gerade Laien nicht auf Anhieb. Doch eigentlich ist es ganz einfach: Beim magischen Dreieck geht es um die drei Punkte Kosten, Zeit und Leistung, welche verbunden ein Dreieck bilden. Theoretisch gehört der Faktor der Kundenzufriedenheit noch mit dazu, aber dann wäre die Rede von einem magischen Viereck.

Die drei Dimensionen einfach erklärt

Sobald die drei verschiedenen Dimensionen miteinander im Einklang stehen und bedacht wurden, ist die Bahn frei für ein erfolgreich umgesetztes Projekt. Fast alle Überlegungen zielen darauf ab, die drei Faktoren Kosten, Zeit und Leistung zu optimieren. Immer im Blick: Die Balance aus den Faktoren, die dazu führt, dass sowohl der Kunde als auch der Ausführende von dem Projekt profitiert.

Mit einer geeigneten Projektmanagement Software lässt es sich zum Beispiel stets genau überprüfen, ob das Projekt noch im Zeitplan ist, die Kosten zum Ertrag passen und die Leistung erbracht wird, welche Kunde und Unternehmen abgesprochen haben.

Dimension Kosten und Zeit

Bei den Kosten geht es in erster Linie darum, das zur Verfügung stehende Budget genau zu kennen. Die Geldquelle ist in der Regel nicht unerschöpflich, sondern richtet sich daran aus, was der Kunde bereit ist zu zahlen.

Auch die zeitlichen Gegebenheiten müssen sowohl während des Projekts, als auch vorher und hinterher ständig evaluiert und abgeglichen werden. Es gibt Projekte, bei denen man von Anfang an einen Puffer einplanen sollte und solche, die dringend zu einem festen Zeitpunkt fertig werden müssen. Im Zweifel gibt der Kunde diese Gegebenheiten vor. Wer bei der Organisation Zeit sparen möchte, kann auf eine spezielle Software zum Verwalten von Videokonferenzen zurückgreifen.

Mit Notes2Conf können Sie sich schnell sowie unkompliziert mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern kurzschließen. Dann bleibt die Zeit stets im Fokus und jeder der Beteiligten weiß, was wann zu tun ist.

Die dritte Dimension: Leistung

Kunden erfreuen sich natürlich, wenn das Projekt einen gewissen finanziellen Rahmen nicht überschreitet. Besonders wichtig ist darüber hinaus der Faktor Leistung. Was genau soll während des Projekts passieren und wie muss das fertige Ergebnis aussehen? Je genauer diese Parameter von Anfang an festgelegt werden, desto höher wird die Kundenzufriedenheit ausfallen.

Ist der Kunde am Ende zufrieden, wird er eventuell weitere Projekte in Auftrag geben. Festgelegt werden muss neben dem Umfang des einzelnen Projekts natürlich auch, welche Qualität das Ergebnis haben soll. Auch hier gilt: Je genauer die Festlegungen, desto glücklicher sind die Beteiligtem am Ende. Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, zieht einen Fachmann hinzu, der Verträge und Co. genau unter die Lupe nimmt.

Das magische Dreieck in der Praxis: Zeit gegen Kosten

Wer einen festen Termin für die Fertigstellung des Projekts kennt, kann diesen nicht in jedem Fall einhalten. In dieser Situation ist die Einhaltung eine Frage des Budgets. Klassischerweise würde man den Konflikt lösen, indem man kurzfristig mehr Menschen ins Boot holt, die natürlich höhere Kosten verursachen. Das klappt wiederum nur dann, wenn das Budget diese Mehrkosten hergibt. Ansonsten müssen sich Verantwortliche überlegen: Was ist wichtiger? Die Einhaltung des Budgets oder die Einhaltung des Termins?

Kosten und Leistung - immer im Einklang bleiben!

Wenn man gegen Mitte oder Ende des Projekts merkt, dass die Leistung nicht mit dem übereinstimmen wird, was mit dem Kunden oder Partner vereinbart wurde, muss evaluiert werden. Geht es zum Beispiel um den Bau eines Pools, so kann dieser natürlich nicht ohne Leiter an den Kunden übergeben werden.

Dann muss klar kommuniziert werden: Das Projekt wird mehr kosten, obwohl ich nicht mehr Leistung erbringe, als am Anfang festgelegt wurde. Weil das zu einer geringeren Zufriedenheit seitens des Kunden führen würde, sollten Sie versuchen, derartige Konflikte von Anfang an zu vermeiden. Die Devise: Zeit und Kosten sparen, Kunden mit einem tollen Ergebnis überzeugen.

Zeit und Leistung - beides ist wichtig

Handelt es sich um eine sehr umfangreiche Aufgabe, liegt der Teufel manchmal im Detail. Vielleicht sind es diese Details, welche den Kunden am Ende überzeugen werden? Wenn die Fertigstellung allerdings durch zu viele Kleinigkeiten in die Länge gezogen wird, sollte die Leistung noch einmal genau analysiert und eventuell nach unten korrigiert werden.

Es nützt am Ende nichts, wenn Unternehmen mehr Leistung erbringen, aber nicht pünktlich fertig werden. Können Sie allerdings plausibel erklären, woher der Mehraufwand kommt, ist die Leistung oft wichtiger als der Faktor Zeit. Das gilt insbesondere, wenn es sich nicht um ein zeitkritisches Projekt handelt.

Der unsichtbare vierte Faktor

Neben Zeit, Kosten und Leistung ist auch der vierte Faktor wichtig, auf den letztlich alle anderen drei Faktoren hinarbeiten: eine hohe Kundenzufriedenheit. Diese können Sie natürlich nicht um jeden Preis anstreben. Explodieren die Kosten, nützt es Ihnen wenig, wenn der Kunde vor Freude strahlt. Dennoch sollten Sie heute schon an morgen denken: Geht es um einen Kunden, der immer wieder mit neuen Projekten auf Sie zukommen wird? Dann lohnt es sich, wenn die Faktoren genau berechnet werden, um die hohe Kundenzufriedenheit zu sichern.

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