Was das klassische Projektmanagement mit Magie zu tun hat, verstehen gerade Laien nicht auf Anhieb. Doch eigentlich ist es ganz einfach: Beim magischen Dreieck geht es um die drei Punkte Kosten, Zeit und Leistung, welche verbunden ein Dreieck bilden. Theoretisch gehört der Faktor der Kundenzufriedenheit noch mit dazu, aber dann wÀre die Rede von einem magischen Viereck.
Die drei Dimensionen einfach erklÀrt
Sobald die drei verschiedenen Dimensionen miteinander im Einklang stehen und bedacht wurden, ist die Bahn frei fĂŒr ein erfolgreich umgesetztes Projekt. Fast alle Ăberlegungen zielen darauf ab, die drei Faktoren Kosten, Zeit und Leistung zu optimieren. Immer im Blick: Die Balance aus den Faktoren, die dazu fĂŒhrt, dass sowohl der Kunde als auch der AusfĂŒhrende von dem Projekt profitiert.
Mit einer geeigneten Projektmanagement Software lĂ€sst es sich zum Beispiel stets genau ĂŒberprĂŒfen, ob das Projekt noch im Zeitplan ist, die Kosten zum Ertrag passen und die Leistung erbracht wird, welche Kunde und Unternehmen abgesprochen haben.
Dimension Kosten und Zeit
Bei den Kosten geht es in erster Linie darum, das zur VerfĂŒgung stehende Budget genau zu kennen. Die Geldquelle ist in der Regel nicht unerschöpflich, sondern richtet sich daran aus, was der Kunde bereit ist zu zahlen.
Auch die zeitlichen Gegebenheiten mĂŒssen sowohl wĂ€hrend des Projekts, als auch vorher und hinterher stĂ€ndig evaluiert und abgeglichen werden. Es gibt Projekte, bei denen man von Anfang an einen Puffer einplanen sollte und solche, die dringend zu einem festen Zeitpunkt fertig werden mĂŒssen. Im Zweifel gibt der Kunde diese Gegebenheiten vor. Wer bei der Organisation Zeit sparen möchte, kann auf eine spezielle Software zum Verwalten von Videokonferenzen zurĂŒckgreifen.
Mit Notes2Conf können Sie sich schnell sowie unkompliziert mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern kurzschlieĂen. Dann bleibt die Zeit stets im Fokus und jeder der Beteiligten weiĂ, was wann zu tun ist.
Die dritte Dimension: Leistung
Kunden erfreuen sich natĂŒrlich, wenn das Projekt einen gewissen finanziellen Rahmen nicht ĂŒberschreitet. Besonders wichtig ist darĂŒber hinaus der Faktor Leistung. Was genau soll wĂ€hrend des Projekts passieren und wie muss das fertige Ergebnis aussehen? Je genauer diese Parameter von Anfang an festgelegt werden, desto höher wird die Kundenzufriedenheit ausfallen.
Ist der Kunde am Ende zufrieden, wird er eventuell weitere Projekte in Auftrag geben. Festgelegt werden muss neben dem Umfang des einzelnen Projekts natĂŒrlich auch, welche QualitĂ€t das Ergebnis haben soll. Auch hier gilt: Je genauer die Festlegungen, desto glĂŒcklicher sind die Beteiligtem am Ende. Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, zieht einen Fachmann hinzu, der VertrĂ€ge und Co. genau unter die Lupe nimmt.
Das magische Dreieck in der Praxis: Zeit gegen Kosten
Wer einen festen Termin fĂŒr die Fertigstellung des Projekts kennt, kann diesen nicht in jedem Fall einhalten. In dieser Situation ist die Einhaltung eine Frage des Budgets. Klassischerweise wĂŒrde man den Konflikt lösen, indem man kurzfristig mehr Menschen ins Boot holt, die natĂŒrlich höhere Kosten verursachen. Das klappt wiederum nur dann, wenn das Budget diese Mehrkosten hergibt. Ansonsten mĂŒssen sich Verantwortliche ĂŒberlegen: Was ist wichtiger? Die Einhaltung des Budgets oder die Einhaltung des Termins?
Kosten und Leistung - immer im Einklang bleiben!
Wenn man gegen Mitte oder Ende des Projekts merkt, dass die Leistung nicht mit dem ĂŒbereinstimmen wird, was mit dem Kunden oder Partner vereinbart wurde, muss evaluiert werden. Geht es zum Beispiel um den Bau eines Pools, so kann dieser natĂŒrlich nicht ohne Leiter an den Kunden ĂŒbergeben werden.
Dann muss klar kommuniziert werden: Das Projekt wird mehr kosten, obwohl ich nicht mehr Leistung erbringe, als am Anfang festgelegt wurde. Weil das zu einer geringeren Zufriedenheit seitens des Kunden fĂŒhren wĂŒrde, sollten Sie versuchen, derartige Konflikte von Anfang an zu vermeiden. Die Devise: Zeit und Kosten sparen, Kunden mit einem tollen Ergebnis ĂŒberzeugen.
Zeit und Leistung - beides ist wichtig
Handelt es sich um eine sehr umfangreiche Aufgabe, liegt der Teufel manchmal im Detail. Vielleicht sind es diese Details, welche den Kunden am Ende ĂŒberzeugen werden? Wenn die Fertigstellung allerdings durch zu viele Kleinigkeiten in die LĂ€nge gezogen wird, sollte die Leistung noch einmal genau analysiert und eventuell nach unten korrigiert werden.
Es nĂŒtzt am Ende nichts, wenn Unternehmen mehr Leistung erbringen, aber nicht pĂŒnktlich fertig werden. Können Sie allerdings plausibel erklĂ€ren, woher der Mehraufwand kommt, ist die Leistung oft wichtiger als der Faktor Zeit. Das gilt insbesondere, wenn es sich nicht um ein zeitkritisches Projekt handelt.
Der unsichtbare vierte Faktor
Neben Zeit, Kosten und Leistung ist auch der vierte Faktor wichtig, auf den letztlich alle anderen drei Faktoren hinarbeiten: eine hohe Kundenzufriedenheit. Diese können Sie natĂŒrlich nicht um jeden Preis anstreben. Explodieren die Kosten, nĂŒtzt es Ihnen wenig, wenn der Kunde vor Freude strahlt. Dennoch sollten Sie heute schon an morgen denken: Geht es um einen Kunden, der immer wieder mit neuen Projekten auf Sie zukommen wird? Dann lohnt es sich, wenn die Faktoren genau berechnet werden, um die hohe Kundenzufriedenheit zu sichern.