Wir sind eine Hausarztpraxis mit 2 Ärzten, 5 MFAs sowie 4 Sprech- und 3 Behandlungszimmern, Labor und 2 Wartebereichen und haben das Patientenaufrufsystem „wartenmitadana.de“ (Website: https://wartenmitadana.de) getestet.
Wir versprachen uns davon vor allem einer Überlastung unserer Springerin entgegenzuwirken. Diese war bis dahin für den Prozess, Patienten zu holen und in die Räume zu setzen, zuständig und hatte mit dem Vorbereiten der Patienten und Nachbereiten der Räume ohnehin alle Hände voll zu tun. Des Weiteren kreuzten sich die Laufwege in unserer Praxis häufig, insbesondere an der Anmeldung kam es zu einem Getümmel, welches in Coronazeiten noch störender war als zuvor.
Ob sich das Aufrufsystem gelohnt hat, erfahrt ihr im folgenden Beitrag.
Doch zunächst – was ist wartenmitadana genau?
Wartenmitadana.de beschreibt sich selbst als: „[…] ein cloudbasiertes, über eine Website zu verwaltendes, Wartemanagment- und Patientenaufrufsystem für Gesundheitsdienstleister wie Arztpraxen, MVZs und Krankenhäuser.
Es ist intuitiv bedienbar und ruft Patienten diskret über eine Nummer auf einem TV-Gerät im Wartebereich auf. Durch die Verwendung von wiederverwendbaren und desinfizierbaren Karten ist es nachhaltig und hygienisch. Wartenmitadana erweitert Ihr bestehendes Arztinformationssystem um einen einzigartigen Überblick über Räumlichkeiten und Patienten, eine einfache Integration von Video- und Notfallvideosprechstunde und ist mit jedem Arztinformationssystem und Wartezimmer-TV kompatibel. Sie erhalten wartenmitadana ohne Einrichtungsgebühren im flexiblen Monatsabo.“
Wartenmitadana bietet, laut eigener Aussage, „alle wichtigen Funktionen, die ein modernes Wartemanagementsystem mit namenlosem Patientenaufruf benötigt“. Die Einrichtung ist dank dem Erste-Schritte-Programm und der Fernwartung auch für unerfahrene Nutzer zu bewältigen, technisch versierte MFAs oder Ärzte haben es hier leicht. Weitere Hilfestellung bieten neben den, unserer Meinung nach, tollen Erklärvideos außerdem die schriftlichen Kurzanleitungen und dazugehörige ausführliche Fassungen.
Patienten werden intuitiv per Drag-and-Drop zwischen einzelnen Wartelisten verschoben, die Sprech- und Behandlungszimmer per Mausklick freigegeben. Das Standard-Layout fanden wir für Arztpraxen bis 12 Zimmer gut geeignet. Ferner kann die Ansicht in beliebig viele in Tabs angeordnete Bereiche unterteilt werden – z. B. für mehr Räume oder einzeln zu verwaltende Abteilungen.
Wie ist der Ablauf mit Wartenmitadana?
Die Nummernvergabe
Kommt der Patient an die Anmeldung, öffnet man das adana-Bindefenster und trägt Daten des Patienten ein – hier v.a. Patientennamen, Terminuhrzeit und Termininfo, auf Wunsch auch Geburtsdatum und Krankenkasse. Abhängig von der Kompatibilität mit dem genutzten Arztinformationssystem und der Einstellung werden die Daten automatisch in das adana-Bindefenster übernommen.
Anschließend zieht man die Aufrufkarte über das Lesegerät – damit verknüpft man die Aufrufnummer mit dem Patienten. Optional kann man dabei den Patienten direkt einem oder mehreren Räumen oder Behandlern zuordnen.
Anschließend erscheint der Patient im Überblick von wartenmitadana in einer der Wartelisten.
Der Überblick ist die zentrale Anlaufstelle von adana und kann über den Internet-Browser oder die adana-Programme geöffnet werden. In tabellarischer Form sieht man hier alle Patienten in der Praxis, die Räume mit dem jeweiligen Status und den Wartelisten, sowie die Mitarbeiter. Ob Patienten mit vielen Details und Informationen dargestellt werden oder eher knapp und übersichtlich lässt sich pro Gerät einstellen, die Details zu einzelnen Patienten werden mit einem Klick angezeigt.
Nun händigt man dem Patienten die Karte mit der Aufrufnummer aus. Alternativ kann er diese Nummer auch auf sein Smartphone erhalten – hierzu muss er entweder einen QR-Code scannen, oder sein Smartphone auf einen bestellbaren Näherungssensor halten (die Technik wie beim Bezahlen mit dem Smartphone im Supermarkt). Beide Möglichkeiten gehen zügig von der Hand, insbesondere QR-Codes kennt nach der Coronapandemie in Deutschland jeder Smartphone-Nutzer. Trotzdem sind hier Erklärungen notwendig, im stressigen Praxisalltag ging die Kartenvergabe bei uns einfach schneller.
Sobald ein Raum frei ist, wird der nächste Patient der raumeigenen Warteliste aufgerufen. Räume können mit einem Klick über den Überblick oder über eine Kurztaste im Sprech- oder Behandlungszimmer frei gemeldet werden.
Der Patientenaufruf
Der Aufruf geschieht über einen Fernseher im Wartezimmer.
Hierbei kommt zunächst ein Hinweisgong, anschließend eine Sprachausgabe sowie eine große Einblendung, welche die Aufrufnummer und den Raum anzeigt. Lautstärke und Geschwindigkeit kann man hierbei einstellen, Stimmen stehen aktuell 3 verschiedene zur Auswahl. Ist der Aufruf vorbei, erscheinen Aufrufnummer und Raum im Aufruf-Ticker – hier werden die zuletzt aufgerufenen Patienten angezeigt.
Die Kartenabgabe
Ist der Patient in der Praxis fertig, gibt er seine Karte an der Anmeldung ab oder wirft sie in ein dafür vorgesehenes Behältnis und kann die Praxis verlassen. Hat der Patient seine Wartenummer aufs Smartphone bekommen, ist keine Aktion nötig.
Die gesammelten Karten können während oder am Ende der Sprechstunde desinfiziert werden. Die Haltbarkeit der Karten bei täglichem Desinfizieren wird von wartenmitadana mit mindestens 5 Jahren angeben.
Um die Karten erneut nutzen zu können, müssen diese im Check-Out Vorgang erneut über das Lesegerät gezogen werden. Dies kann ebenfalls nach der Sprechstunde erfolgen.
In unserem Test ist es ein paar Mal passiert, dass Karten von den Patienten mit nach Hause genommen wurden. Hierfür gibt es praktischerweise eine Liste mit den Patienten, den Nummern der Karte und dem Datum des Termins. Wartenmitadana hat hier mitgedacht und liefert direkt ein laminiertes Schild mit der Erinnerung zur Rückgabe der Karten mit. Meist wurden die Karten zeitnah zurückgegeben.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen gibt es direkt im Überblick, aber auch auf den Desktop oder mobile Geräte. Dabei kann man am jeweiligen Gerät einstellen, welche Benachrichtigungen erscheinen sollen und welche nicht.
Welche Zusatzpakete gibt es?
Im Wartezimmer-TV Paket haben wir die Möglichkeit, ein eigenes Wartezimmer-TV zu erstellen.
Dies funktioniert wie eine Folienpräsentation mit einem Bearbeitungswerkzeug, mit dem man eigene Texte, Bilder und Videos einfügen und bearbeiten kann. Des Weiteren existiert ein Hilfevideo, welches in 10 Minuten alle Funktionen erklärt. Es stehen eine umfangreiche Bilderdatenbank und einige Folienvorlagen zur Verfügung. Mithilfe des Videos ist es uns in knapp einer Stunde gelungen, eine Präsentation aus 15 Folien zu erstellen, die Öffnungszeiten, Bilder vom Team und der Praxis, unser Leistungsspektrum und wichtige Informationen (Labor, Datenschutz, Urlaub) ansprechend präsentiert.
Besonders gut hat uns gefallen, dass die Präsentation im Look unserer Praxis ist und wenig nach Fremdanbieter aussieht. Dynamische Inhalte wie Nachrichten oder Wetter lassen sich im Gegensatz zu anderen Anbietern nicht hinzufügen, auf Nachfrage antwortete das Unternehmen, dass man zur Präsentation relevanten Contents über die eigene Praxis ermutigen wolle. Die Aufrufstationen können unabhängig voneinander verschiedene Präsentationen anzeigen. Toll: Man kann einzelne Folien Datumsabhängig ein- bzw. ausblenden lassen, optional mit jährlicher Wiederholung.
So konnten wir unseren Urlaub per Wartezimmer-TV ankündigen, ohne die Folie am ersten Tag nach dem Urlaub wieder entfernen zu müssen. In den Wintermonaten zeigt unser Wartezimmer-TV nun Informationen zur Grippeschutzimpfung, im Sommer zur FSME-Impfung an – vollautomatisch.
Unser Fazit: Für 9,90 € pro Monat wird einem hier eine Menge geboten.
Wenn man bereits über ein Wartezimmer-TV verfügt, ist das kein Problem, solange das Aufrufprogramm auf dem Windows-Computer installierbar ist – die Programme laufen, nach Angabe von wartenmitadana, problemlos gleichzeitig.
Raumbereiche
Im kostenlosen Testzeitraum sind 2 Bereiche enthalten. Auf der Überblick-Seite sind diese in Tabs angeordnet und bringen deutlich mehr Übersicht. Ein Bereich fasst dabei bis zu 12 Räume. Die Einstellungen für die einzelnen Bereiche sind unabhängig voneinander konfigurierbar, d.h. man kann z.B. einstellen, welches Wartezimmer Patientenaufrufe aus welchem Bereich anzeigen soll.
Auch lassen sich jeweils Benachrichtigungen für die Mitarbeiter pro Raumbereich einstellen. Legt man bei der Kartenvergabe bereits Räume fest, in welche der Patient soll, können hier auch Räume aus verschiedenen Bereichen festgelegt werden.
Nachrichten
Über alle Programme und auch mittels des Überblicks im Internet-Browser – auch auf Mobilgeräten – lässt sich ein Chat-Fenster öffnen. Hier kann man innerhalb des Teams schnell und einfach Nachrichten verschicken, ob an einzelne Räume, Ärzte oder das ganze Team. Lesebestätigungen, wie man es von WhatsApp gewohnt ist, gab es in unserem Test leider nicht. Weiter haben wir das Nachrichtenpaket, da wir bereits ein Nachrichtensystem nutzen, nicht getestet.
Video- und Notfallvideosprechstunde
Wartenmitadana wirbt mit einer einfachen Anbindung an den zertifizierten Videosprechstundenanbieter eSprechstunde.net. Damit lassen sich direkt aus dem Überblick heraus die anstehenden Videosprechstundentermine anzeigen. Außerdem werden die anstehenden Termine 15-20 Minuten vor Terminbeginn automatisch als Patienten eingebucht – zwar müssen diese natürlich nicht aufgerufen werden, so behält man aber den Überblick über die Patienten. Im Sprech-/oder Behandlungszimmer kann dann direkt mit einem Klick der Termin vom Behandler gestartet werden.
Termine erstellt man dann über wenige Klicks direkt aus wartenmitadana und erhält anschließend einen fertig nutzbaren E-Mail-Text, welchen man an den Patienten schickt. Dieser öffnet den enthaltenen Link, akzeptiert die Datenschutzerklärung und gibt erst dann seine persönlichen Daten ein. Damit kann man die Videosprechstunde DSGVO-Konform anbieten, ohne dass der Patient im Vorfeld etwas unterschreiben muss.
Eine weitere Funktion ist die Notfallvideosprechstunde. Sie können einen Button auf Ihrer Website einbinden, über den sich Patienten ohne Termin selbstständig für die Videosprechstunde in wartenmitadana einbuchen können. Die Anzahl der gleichzeitig wartenden Videosprechstundenpatienten ohne Termin ist begrenzbar – über einen Klick im wartenmitadana-Überblick kann der Zugang für Patienten geöffnet oder geschlossen werden.
Für die Nutzung in vollem Umfang ist das kostenpflichtige Premium-Paket beim zertifizierten Videosprechstundenanbieter eSprechstunde.net nötig (Stand 07/2022, 19 € pro Monat). Mit anderen Anbietern muss man auf viel Komfort und ein paar Funktionen verzichten, das manuelle Einbuchen der Videosprechstundenpatienten, um den Überblick zu behalten, funktioniert aber trotzdem. Aufgrund der Komfortfunktionen haben wir von unserem bisherigen Videosprechstundenanbieter zu eSprechstunde.net gewechselt.
Statistiken
Mit dem Statistikenpaket kann die durchschnittliche Wartezeit, die Anzahl der Patienten pro Tag/pro Uhrzeit oder die behandelten Patienten pro Arzt angezeigt werden (letzteres muss manuell pro Arzt nach Zustimmung durch diesen aktiviert werden!). Das Ganze ist auch als Vergleich gegenüber Vorquartalen möglich. Regelmäßige E-Mail-Statistiken sollen laut dem Anbieter folgen.
Kompatibilität mit Praxisverwaltungssoftware
Welche Schnittstellen hat wartenmitadana?
So gesehen ist wartenmitadana mit jedem Arztinformationssystem kompatibel. Es bietet aber verschiedene Schnittstellen, welche den „Bindevorgang“, also die Nummernvergabe in dem Sinne erleichtern sollen, dass die Patientendaten automatisch zu wartenmitadana übernommen werden. Hierbei sind vor allem der Patientenname und ggf. das Geburtsdatum wichtig, um die Patienten im Überblick identifizieren und auseinanderhalten zu können. Wichtig ist außerdem die Terminuhrzeit, da die Patienten von wartenmitadana automatisch nach Termin sortiert werden können. Wann kommen Patienten schon in der Reihenfolge wie im Terminkalender geplant 😉.
Optional, z.B. für die statistische Auswertung, kann auch der Name der Krankenkasse übertragen werden, im Sinne der Datensparsamkeit haben wir dies bei uns deaktiviert.
Einige Programme, z.B. der Terminkalender Timecontrol, werden vollautomatisch erkannt, für das beliebte Medatixx von Medatixx und Psyprax gibt es eine direkte Datenbankschnittstelle. Generell können aber alle Programme ausgelesen werden – solange die benötigten Informationen vorhanden sind und auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Die zweite Schnittstelle ermöglicht das Öffnen des Patienten in Ihrer Praxisverwaltungssoftware direkt aus adana heraus.
Wie benutzerfreundlich ist der namenlose Patientenaufruf?
Wartenmitadana verfügt über eine freundliche, nicht zu technische Bedienoberfläche. Das Verschieben der Patienten geht mit Drag-and-Drop einfach von der Hand. Außerdem bietet es einige nette Komfortfunktionen wie Kurztasten sowie die dreifache Starthilfe per Text, Video und Telefonsupport. Auch Patienten finden sich mit den Aufrufkarten und den Aufrufnummern auf dem Smartphone gut zurecht.
Außerdem bietet ein 10-minütiges Video nochmals einige Details, womit der Einstieg leicht fällt. Über das Menü können Sie auf das Erste-Schritte-Programm auch hinterher immer zugreifen. Sollten Sie nach der Einführung noch immer Fragen haben, wird Ihnen auf Wunsch telefonisch über die Service-Hotline weitergeholfen.
Diese Kombination sorgt dafür, dass der Einstieg in wartenmitadana nicht schwerfällt. Allerdings ist das Tutorial auch notwendig, da keine Vor-Ort-Einführung geboten wird.
Der Überblick
Insgesamt wirkt der Überblick mit den tabellarisch angeordneten Räumen und Wartelisten aufgeräumt und übersichtlich.
Dies trifft weitestgehend auch auf die Einstellungsmenüs zu, diese könnten in manchen Punkten aber logischer angeordnet sein.
Vertrag & Kosten
Wartenmitadana bietet individuell zusammenstellbare Pakete mit jeweils monatlicher Vertragslaufzeit. Alle Pakete kann man in einer 30-tägigen Testphase ausprobieren, ein Starterpaket mit der benötigten Hardware (10 Karten und 1 Lesegerät) gibt es für 6,90 € dazu. Pakete können praktisch direkt über die Website gebucht und gekündigt werden. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Ein TV-Gerät und ein Mini-PC sind nicht im Lieferumfang enthalten, hierfür muss man mit Kosten in Höhe von insgesamt ca. 500 € rechnen.
Im Basispaket für 24,90 €/Monat sind alle grundlegenden Funktionen für das Wartemanagementsystem samt namenlosem Patientenaufruf für 12 Sprech- oder Behandlungszimmer enthalten. Eine Mitarbeiter- oder Arbeitsplatzbeschränkung, wie sonst häufig üblich, existiert nicht. Zusätzlich sind 5 verschiedene Pakete zubuchbar, die Monatspreise bewegen sich jeweils zwischen 9,90 € und 19,90 €. Hierzu zählen ein Wartezimmer-TV-Paket für Ihre eigenen Präsentationen, ein Videosprechstundenpaket für Videosprechstunden mit und ohne Termin, ein Nachrichtenpaket für die interne Kommunikation im Team, ein Erweiterungspaket für mehr Räume sowie ein Statistiken-Paket. Man kann wartenmitadana somit 30 Tage lang vollumfänglich (fast) kostenlos testen, im schlimmsten Fall entstehen somit lediglich Versandkosten für den Hin- und Rückversand des Starterpaketes.
Sicherheit & Datenschutz
Wie sicher ist wartenmitadana?
wartenmitadana bewahrt Ihre Daten auf sicheren Servern innerhalb Deutschlands (Firma Ionos, ehemals 1&1) auf. Ihre Datenübertragungen sind zudem mit einer 256-Bit-Verschlüsselung nach TLS 1.2 und TLS 1.3 Standard geschützt. Außerdem hält sich der Anbieter bezüglich der Datenschutz-Strukturen an die VdS 10010. Wartenmitadana erfüllt alle DSGVO-Richtlinien, insbesondere die Umsetzung der Datensparsamkeit überzeugt uns. Zusätzlich hilft es bei der komfortablen datenschutzkonformen Umsetzung einer Notfallvideosprechstunde.
Service & Support
Die Firma hinter dem namenlosen Patientenaufruf bietet neben telefonischem Support auch Hilfe über Livechat, Kontaktformular, E-Mail und WhatsApp. Des Weiteren kann per Fernwartung geholfen werden. Normaler Support ist kostenlos, für eine Ersteinrichtung (per Fernwartung) werden von Mo-Fr 20,00 €, am Wochenende 30,00 € pro angefangene 15 Minuten berechnet. Vor-Ort-Support gibt es nicht, hierfür muss der eigene ITler kontaktiert werden – eine direkte Kommunikation zwischen unserem ITler und wartenmitadana hat problemlos und ohne Zusatzkosten geklappt.
Fazit
Für uns war und ist wartenmitadana.de eine tolle Erleichterung für den Praxisablauf, welche wir nicht mehr missen möchten. Wir haben deutlich mehr Ruhe in der Praxis und wir konnten einiges an Arbeitsbelastung von der Springerin nehmen. Auch bei unseren Patienten kam der Aufruf gut an, die anfangs befürchtete „Anonymität“ entstand nicht – womöglich da der Aufruf über Nummern bereits bekannt ist.
Wir haben im Testverlauf die Namen der Räume etwas angepasst, da S1 für Sprechzimmer 1 und 1 für Behandlung 1 zu ähnlich waren und die Patienten manchmal im falschen Raum ankamen. Nach der Änderung auf S1 und B1, waren diese Probleme behoben. Darüber, dass gelegentlich Karten von den Patienten mitgenommen wurden, konnten wir hinwegsehen, für ca. 1 € pro Karte sind diese einerseits günstig nachzubestellen und bei den Patienten, welche mit Smartphone kamen, bestand dieses Problem ohnehin nicht.
Toll gefallen haben uns die Einführungsvideos und die damit kurze Einlernzeit – alle hatten recht schnell verstanden, dass das Aufrufsystem eine Arbeitserleichterung darstellt. Bei den optionalen Paketen haben es uns insbesondere das Wartezimmer-TV Paket und die Videosprechstunde angetan. Eine regelmäßige angebotene Notfallvideosprechstunde wollen wir in Zukunft noch etablieren, könnten uns hier sogar einen Homeoffice-Tag für die Ärzte vorstellen.
Mehr Informationen unter https://wartenmitadana.de/ (Hinweis: Dies ist ein Weiterempfehlungs-Link, falls Sie sich darüber registrieren und zahlender Kunde werden, erhalten wir ein kleines Dankeschön dafür!)
Das Patientenaufrufsystem haben wir auch seit ein paar Wochen – sind super zurfrieden!!!