tagungshotel

Was macht eine gutes Tagungshotel aus?

Ein Tagungshotel mit den geeigneten RĂ€umlichkeiten, der technischen Ausstattung und Betreuung mach die Tagung einfach perfekt.

Ein Tagungshotel hat sich auf Tagungen spezialisiert und richtet seinen Schwerpunkt auf Tagungen aus. Ein professionelles Tagungshotel sollte einen eigenen Tagungsbereich haben und mit Informationsmaterial ausgestattet sein. Ein professionelles Tagungshotel muss sich an die standardisierte Angebotsprozedur sowie an den vorgeschriebenen Abrechnungsprozess halten. In einem Tagungshotel mĂŒssen tagungsspezifische F&B-Leistungen und RĂ€umlichkeiten zur VerfĂŒgung stehen. Eine professionelle Veranstaltungsbetreuung gehört ebenfalls zu einem professionellen Tagungshotel.

Professioneller Tagungsbereich

Professionelle TagungsrĂ€umlichkeiten verfĂŒgen ĂŒber tagungsspezifische Ausstattungen. Restaurants, Hotelhallen oder SportrĂ€ume eignen sich nicht als TagungsrĂ€ume. GruppenarbeitsrĂ€ume bezeichnen RĂ€ume fĂŒr eine Gruppenarbeit. Die MindestgrĂ¶ĂŸe von GruppenrĂ€umen betrĂ€gt 9 qm.
Der Tagungsraum muss unbedingt verschließbar sein und der SchlĂŒssel sollte dem Verantwortlichen gegeben werden. TagungsrĂ€ume bis 100 qm sollten direktes Tageslicht haben. Außerdem mĂŒssen Leuchtmittel vorhanden sein. Es muss möglich sein, die Beleuchtung sowie Abdunkelung zu bedienen. TagungsrĂ€ume mĂŒssen weiterhin ĂŒber StromanschlĂŒsse sowie ĂŒber eine Internet-Verbindung verfĂŒgen.
Ausstattung wie Flip-Chart, Papier, Stifte, Pinnwand, Moderatorenkoffer, Leinwand, Papierkorb, Telefon sowie Laser-Pointer können bestellt und zur VerfĂŒgung gestellt werden.
Außerdem muss ein Tagungshotel auf Wunsch auch Rednerpult, Beschallungsanlage, Mikrofonanlage, Beamer, Musikanlage, DVD und CD-GerĂ€te, Tageslichtprojektor, Videokamera sowie Rechner zur VerfĂŒgung stellen.
Weiterhin muss ein Raum als Lagerraum sowie eine Garderobe vorhanden sein. Bei Manifestationen mit bis zu 100 Personen sollten sich neben dem Haupt-Tagungsraum auch noch zwei GruppenarbeitsrĂ€ume befinden. Bei Manifestationen mit ĂŒber 100 Personen sollten mindestens drei GruppenarbeitsrĂ€ume vorhanden sein.

Informationsmaterial

Das Tagungshotel sollte Informationsmaterial, das standardisiert ist, zu VerfĂŒgung stellen. Informationen ĂŒber den Tagungsbereich, also Fotos, Quadratmeterzahl, Anzahl der RĂ€ume, GrĂ¶ĂŸe der RĂ€umlichkeiten, Gundrissplan, ĂŒber den F&B-Bereich, ĂŒber das Hotel im Allgemeinen sollten in diesem Material enthalten sein. Außerdem muss das Informationsmaterial auch Informationen ĂŒber die Miete, die Standardtechnik sowie ĂŒber die Pausen enthalten. Zum Material gehört auch eine ausfĂŒhrliche Anfahrtsbeschreibung sowie Angaben zur nĂ€chsten Autobahn, zum Bahnhof sowie zur Stadtmitte.

F&B-Leistungen

Die Verpflegung der Tagungsteilnehmer muss im selben GebĂ€ude erfolgen. Das Mittagessen muss in Form eines 2-GĂ€nge-MenĂŒs oder eines Buffets sein. Die AuffĂŒllung des Buffets muss permanent erfolgen. FĂŒr jeden Tagungsteilnehmer muss ein Platz vorhanden sein. Ein Nichtraucherbereich sowie ein Raucherbereich sollten ebenfalls zur VerfĂŒgung stehen. Normalerweise sollte die Versorgung nicht im Tagungsraum stattfinden.

Professionelle Veranstaltungsbetreuung

Es ist wichtig, dass wÀhrend der ganzen Tagung ein kompetenter Ansprechpartner erreichbar ist. An diesen Ansprechpartner kann sich der Veranstalter der Tagung mit jedem Anliegen wÀhrend und nach der Tagung wenden. Der Ansprechpartner sollte in der Lage sein, aufgetretene Probleme schnell zu lösen. Somit ist die ideale Betreuung durch das Tagungshotel sichergestellt.

Abrechnungsprozess

Der Veranstalter muss wĂ€hrend der Tagung immer die Einsicht in die Rechnung bekommen, um die einzelne Belege kontrollieren zu können. Am Ende der Tagung oder spĂ€testens am nĂ€chsten Werktag bis 16 Uhr muss dem Veranstalter der Tagung ein KostenĂŒberblick vorgelegt werden. Innerhalb von zwei Wochen nach der Tagung bekommt der Veranstalter die Endabrechnung.

Ein gutes Tagungshotel in Hannover finden ist sehr einfach. Es gibt eine große Anzahl an Hotels, die fĂŒr Tagungen, Kongeresse sowie Seminare geeignet sind – im Zentrum, in der Umgebung von Hannover, in einem zentrumsnahen Stadtteil, in der NĂ€he vom Bahnhof oder in der Natur.

Die Lage eines Tagungshotels sollte verkehrsgĂŒnstig sein. Das Tagungshotel sollte problemlos mit Auto, Bahn oder Bus zu erreichen sein. ParkplĂ€tze sollten natĂŒrlich ebenfalls zur VerfĂŒgung stehen. Im optimalen Fall bietet ein Tagungshotel neben den geeigneten RĂ€umlichkeiten fĂŒr die Tagung, der technischen Ausstattung sowie der Verpflegung auch Freizeitangebote fĂŒr die Tagungsteilnehmer, wie zum Beispiel Schwimmbad, Tennisanlage und Wellnessbereich.

Bildquelle: Free-Photos_Pixabay


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