Ob auf der Arbeit, bei einem Umbau zu Hause oder einem Team Event: Welches Projekt ihr auch angeht – Projektmanagement ist das A und O für ein erfolgreiches Ergebnis. Projekte müssen geplant und strukturiert sein, um am Ende zu gelingen. Ohne die richtige Planung verlieren wir schnell den Überblick und verirren uns in einem Chaos von angefangenen Ideen und nicht zu Ende gedachten Überlegungen. Jedoch muss nicht zwingend eine strikte, zeitlich durchkalkulierte Planung her.
Jahrelang bewährte sich das klassische Projektmanagement. Zu Beginn eines Projektes wird hierbei
ein Endziel, der Ablauf des Projektes sowie der einzuhaltende Zeitraum festgelegt. Jedem Teammitglied wird ein bestimmter Aufgabenbereich zugeteilt, sodass verschiedene Projektphasen nach und nach abgearbeitet werden können.
Das klassische Projektmanagement folgt im Ablauf dem Wasserfallmodell; es entwickelt sich also linear. Auch zeitliche Puffer werden eingeplant, um trotz unvorhergesehener Veränderungen im zeitlichen Rahmen zu bleiben. Wird dieser zeitliche Puffer jedoch überschritten, endet das Management im Chaos. An dieser Stelle hat sich eine weitere Art des Projektmanagements entwickelt – das agile Projektmanagement.
Was agiles Projektmanagement genau ist und warum es euer nächstes Projekt übersichtlicher und effizienter machen kann, erfahrt ihr hier.
Das agile Projektmanagement – Was zeichnet es aus?
Im Gegenteil zum klassischen Projektmanagement folgt das agile Projektmanagement keiner genauen Planung und lässt somit viele Freiheiten für alle Beteiligten. So findet ihr hier keine genauen Zeiträume, zugeteilte Aufgaben oder feste Rollen der Teammitglieder. Jedes Mitglied hat Zugriff und Einsicht in alle Aufgabenbereiche.
Es ermöglicht sich somit großes Mitspracherecht, sodass Ideen aus verschiedenen Perspektiven eingebracht werden können. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement haben hier auch die Kunden viel Mitspracherecht. Dieses wird hochgradig geschätzt, um das Projekt den Wünschen und Vorstellungen der Kundschaft nach so genau wie möglich umsetzen zu können.
Daher geht das agile Projektmanagement auch mit zahlreichen Veränderungen einher, wodurch viele verschiedene Zwischenstände entstehen. Diese werden wertgeschätzt und im Detail betrachtet. Dokumentiert wird bei dieser Arbeitsweise jedoch nur das Nötigste.
Seinen Ursprung hat das agile Projektmanagement in der Software-Industrie.
Der Leitfaden des agilen Projektmanagements – die vier Kernaussagen
Da dem agilen Projektmanagement keine genaue Definition zuzuordnen ist, gilt das 2001 entwickelte
„Agile Manifest“ als Orientierungspunkt. Dieses folgt 4 Kernaussagen und 12 Prinzipien. Im Folgenden werden die Kernaussagen genauer beleuchtet.
1. Personen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
Hierbei gilt, dass der zwischenmenschliche Kontakt im Vordergrund steht. Auf Wünsche und Interessen wird gezielt reagiert, anstatt an vorgeschriebenen Prozessabläufen festzuhalten. Somit zeigt das agile Projektmanagement eine große Bereitschaft spontanen Veränderungen gegenüber und ist deutlich flexibler und anpassungsfähiger als das klassische Projektmanagement.
2. Eine funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation.
Diese Kernaussage stammt aus der Zeit, als das agile Projektmanagement vordergründig in der Software-Entwicklung zum Einsatz kam. Die „funktionierende Software“ ist hier mit „nützlichem Projektergebnis“ zu verallgemeinern.
Die Kernaussage drückt also aus, dass das Hauptaugenmerk auf ein erfolgreiches Endprodukt ausgerichtet sein soll und nicht auf die Dokumentation des Arbeitsprozesses. Dadurch wird an Zeit gewonnen, da schneller und effizienter gearbeitet werden kann, wenn keine Pausen zur Dokumentation eingelegt werden, welche die Arbeit unterbrechen.
3. Die Zusammenarbeit mit Kund*innen ist wichtiger als die Vertragsverhandlung.
Diese Aussage ähnelt der ersten und betont, dass die sich möglicherweise ändernden Bedürfnisse der Kundschaft Vorrang vor der strikten Einhaltung eines Vertrages haben. Somit kann ein Produkt entstehen, das rundum den Vorstellungen des bzw. der Auftraggebenden entspricht. Beschränkt man sich im Gegensatz dazu auf die Vorgaben der Vertragsverhandlung, entsteht ein Endergebnis, mit dem der oder die Kund*in unzufrieden sein könnte.
4. Veränderung zu reagieren ist wichtiger als an einem Plan festzuhalten.
Auch dieser Punkt deckt den Inhalt des Vorherigen ab. Dadurch zeigt sich die Flexibilität des agilen Projektmanagements, welcher der Sturheit des klassischen Projektmanagements gegenübersteht.
Die Vor- und Nachteile des agilen Projektmanagements
Ganz klar als Vorteile zu benennen, sind die folgenden Punkte:
- Die Zeit und der Umfang des Projekts sind flexibel anpassbar
- Kund*innen haben während des gesamten Projekts Einfluss
- Regelmäßige Zwischenergebnisse können Kund*innen präsentiert werden
- Motivation und Teamarbeit der Mitglieder werden durch ihre Eigenverantwortung gesteigert, wesentliche Nachteile sind die folgenden:
- Kommunikation und Abstimmung sind sehr zeitintensiv
- Durch fehlende Hierarchien und Autoritätspersonen wird die Kommunikation erschwert
- Durch die wenigen Dokumentationen kann der Gesamtüberblick schnell verloren gehen
- Das Endergebnis ist nicht zu Beginn vorhersagbar
Weitere Eigenschaften des agilen Projektmanagements können in der Theorie weder Vor- noch Nachteilen zugeordnet werden, da sie sich je nach Art des Projekts eher positiv oder negativ auf dieses auswirken. Diese Punkte sind:
- Agiles Projektmanagement ist nicht linear, sondern kann variieren
- Der Prozess wird während des Projekts angepasst (und oftmals verbessert)
- Die Anforderungen werden stetig aktualisiert
- Das Team trägt die Verantwortung für das Management
- Es gibt keine festgelegte Arbeitsverteilung
- Die Kommunikation erfolgt durch tägliche kurze Meetings
Agiles Projektmanagement – was wir uns merken
In der heutigen Zeit der Digitalisierung ist das agile Projektmanagement sehr wertvoll. Abläufe müssen immer schneller erledigt werden und spontane Veränderungen geschehen immer häufiger. Sie dürfen aber keine langwierige Hürde darstellen. Das agile Projektmanagement erleichtert hier durch eine Software die Arbeit.
Dafür eignet sich unter anderem die Projektmanagementsoftware HQ bestens. Sie bietet allen Teammitgliedern einen Ein- und Überblick in die Arbeitsprozesse, sodass Fortschritte leicht geteilt und erkannt werden können und bringt die Projektplanung so auf ein ganz neues Level.
Durch agiles Projektmanagement findet die Arbeit übersichtlich und kontrolliert statt. Vor- und nachgelagerte Projekte können nahtlos an abgeschlossene Projekte angeschlossen werden, wodurch viel Zeit gespart wird. Wenn ihr aber mehr über den Unterschied zwischen dem herkömmlichen und agilen Projektmanagement erfahren möchtet, schaut mal bei GlasQgel nach.
Welches Projektmanagement zu euch und eurem Projekt passt, kommt ganz auf die Art des Projektes an. Das agile Projektmanagement eignet sich vordergründig für Projekte mit unbekannten Anforderungen und häufigen Veränderungen. Auch wenn ihr ein völlig neues Projekt beginnt, ist diese Art des Managements geeignet. Durch die freie Arbeitsweise könnt ihr feste Prozesse und Vorgehensweisen entwickeln, die ihr bei erneuter Durchführung übernehmen könnt. Es bietet sich euch hier also ein großer Spielraum für Umsetzungen.
Arbeitet ihr gerne frei und selbstbestimmt, ist das agile Projektmanagement genau das Richtige. Die Vermischung des klassischen mit dem agilen Projektmanagement gewinnt jedoch auch immer mehr an Ansehen und wirkt sich positiv auf die Arbeit aus. Hier werden meist feste Deadlines gesetzt, um einen zeitlichen Rahmen zu schaffen, jedoch erfolgt die Umsetzung agil.
Entscheidet also selbst durch Ausprobieren, welches Management am besten zu euch und eurem Projekt passt und entdeckt sogar mögliche Kombinationen beider Optionen.