Ein Tagungshotel mit den geeigneten Räumlichkeiten, der technischen Ausstattung und Betreuung mach die Tagung einfach perfekt.
Ein Tagungshotel hat sich auf Tagungen spezialisiert und richtet seinen Schwerpunkt auf Tagungen aus. Ein professionelles Tagungshotel sollte einen eigenen Tagungsbereich haben und mit Informationsmaterial ausgestattet sein. Ein professionelles Tagungshotel muss sich an die standardisierte Angebotsprozedur sowie an den vorgeschriebenen Abrechnungsprozess halten. In einem Tagungshotel müssen tagungsspezifische F&B-Leistungen und Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Eine professionelle Veranstaltungsbetreuung gehört ebenfalls zu einem professionellen Tagungshotel.
Professioneller Tagungsbereich
Professionelle Tagungsräumlichkeiten verfügen über tagungsspezifische Ausstattungen. Restaurants, Hotelhallen oder Sporträume eignen sich nicht als Tagungsräume. Gruppenarbeitsräume bezeichnen Räume für eine Gruppenarbeit. Die Mindestgröße von Gruppenräumen beträgt 9 qm.
Der Tagungsraum muss unbedingt verschließbar sein und der Schlüssel sollte dem Verantwortlichen gegeben werden. Tagungsräume bis 100 qm sollten direktes Tageslicht haben. Außerdem müssen Leuchtmittel vorhanden sein. Es muss möglich sein, die Beleuchtung sowie Abdunkelung zu bedienen. Tagungsräume müssen weiterhin über Stromanschlüsse sowie über eine Internet-Verbindung verfügen.
Ausstattung wie Flip-Chart, Papier, Stifte, Pinnwand, Moderatorenkoffer, Leinwand, Papierkorb, Telefon sowie Laser-Pointer können bestellt und zur Verfügung gestellt werden.
Außerdem muss ein Tagungshotel auf Wunsch auch Rednerpult, Beschallungsanlage, Mikrofonanlage, Beamer, Musikanlage, DVD und CD-Geräte, Tageslichtprojektor, Videokamera sowie Rechner zur Verfügung stellen.
Weiterhin muss ein Raum als Lagerraum sowie eine Garderobe vorhanden sein. Bei Manifestationen mit bis zu 100 Personen sollten sich neben dem Haupt-Tagungsraum auch noch zwei Gruppenarbeitsräume befinden. Bei Manifestationen mit über 100 Personen sollten mindestens drei Gruppenarbeitsräume vorhanden sein.
Informationsmaterial
Das Tagungshotel sollte Informationsmaterial, das standardisiert ist, zu Verfügung stellen. Informationen über den Tagungsbereich, also Fotos, Quadratmeterzahl, Anzahl der Räume, Größe der Räumlichkeiten, Gundrissplan, über den F&B-Bereich, über das Hotel im Allgemeinen sollten in diesem Material enthalten sein. Außerdem muss das Informationsmaterial auch Informationen über die Miete, die Standardtechnik sowie über die Pausen enthalten. Zum Material gehört auch eine ausführliche Anfahrtsbeschreibung sowie Angaben zur nächsten Autobahn, zum Bahnhof sowie zur Stadtmitte.
F&B-Leistungen
Die Verpflegung der Tagungsteilnehmer muss im selben Gebäude erfolgen. Das Mittagessen muss in Form eines 2-Gänge-Menüs oder eines Buffets sein. Die Auffüllung des Buffets muss permanent erfolgen. Für jeden Tagungsteilnehmer muss ein Platz vorhanden sein. Ein Nichtraucherbereich sowie ein Raucherbereich sollten ebenfalls zur Verfügung stehen. Normalerweise sollte die Versorgung nicht im Tagungsraum stattfinden.
Professionelle Veranstaltungsbetreuung
Es ist wichtig, dass während der ganzen Tagung ein kompetenter Ansprechpartner erreichbar ist. An diesen Ansprechpartner kann sich der Veranstalter der Tagung mit jedem Anliegen während und nach der Tagung wenden. Der Ansprechpartner sollte in der Lage sein, aufgetretene Probleme schnell zu lösen. Somit ist die ideale Betreuung durch das Tagungshotel sichergestellt.
Abrechnungsprozess
Der Veranstalter muss während der Tagung immer die Einsicht in die Rechnung bekommen, um die einzelne Belege kontrollieren zu können. Am Ende der Tagung oder spätestens am nächsten Werktag bis 16 Uhr muss dem Veranstalter der Tagung ein Kostenüberblick vorgelegt werden. Innerhalb von zwei Wochen nach der Tagung bekommt der Veranstalter die Endabrechnung.
Ein gutes Tagungshotel in Hannover finden ist sehr einfach. Es gibt eine große Anzahl an Hotels, die für Tagungen, Kongeresse sowie Seminare geeignet sind – im Zentrum, in der Umgebung von Hannover, in einem zentrumsnahen Stadtteil, in der Nähe vom Bahnhof oder in der Natur.
Die Lage eines Tagungshotels sollte verkehrsgünstig sein. Das Tagungshotel sollte problemlos mit Auto, Bahn oder Bus zu erreichen sein. Parkplätze sollten natürlich ebenfalls zur Verfügung stehen. Im optimalen Fall bietet ein Tagungshotel neben den geeigneten Räumlichkeiten für die Tagung, der technischen Ausstattung sowie der Verpflegung auch Freizeitangebote für die Tagungsteilnehmer, wie zum Beispiel Schwimmbad, Tennisanlage und Wellnessbereich.
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